Le Bureau régional de l’OMS recrute pour ce poste (02 janvier 2025)

1. Contexte

L’équipe paie est chargé de promouvoir la coopération technique, de stimuler l’intérêt et de coordonner l’aide au développement sanitaire sur la base des stratégies mondiales et régionales et des directives de l’OMS. Il est également chargé de contribuer à la collecte, à l’analyse et à la diffusion de l’information sur la santé.

2. Description des tâches

Le titulaire du poste aura les responsabilités suivantes :

GÉNÉRAL-

1. Assurer un suivi efficace et rapide des demandes d’informations, de briefings et d’autres actions émanant du Bureau du représentant de l’OMS, en assurant la liaison avec les unités/équipes, le cas échéant. –
2. Recevoir les visiteurs et prendre les appels téléphoniques avec tact et discrétion et agir selon la nature et l’urgence des cas, voire rediriger certains appels vers d’autres collègues si nécessaire. –
3. Fournir des informations générales pour les rendez-vous avec les visiteurs officiels et/ou les membres du personnel. –
4. Gérer le programme et le calendrier du représentant de l’OMS en planifiant et/ou en reprogrammant les réunions en cas de perturbation due à des événements imprévus, et en redirigeant les visiteurs et les appels si nécessaire. –

CORRESPONDANCE

1. Rédiger de la correspondance à caractère général ou administratif de votre propre initiative ou sur la base des instructions reçues ; établir sous leur

forme finale de la correspondance et des rapports pour signature ou autorisation. –

2. Vérifiez que le courrier sortant est présenté conformément aux normes éditoriales de l’OMS et du département et vérifiez la langue, la grammaire et l’exactitude avant de le soumettre pour signature et approbation par la direction.
3. Analyser le courrier et les demandes entrants, en tenant compte des documents de référence, des instructions, des politiques et des précédents, et rechercher, obtenir et joindre des informations de base en prévision des besoins des clients. responsable, ou en les réorientant si nécessaire ; déterminer et signaler les documents entrants et joindre des informations de base, et indiquer les éléments nécessitant une action de la part du personnel professionnel et supérieur, en attirant l’attention sur des éléments spécifiques.
4. Vérifier que les rapports et documents techniques sont conformes aux normes, règles, pratiques et procédures de l’OMS, les réviser et les corriger si nécessaire avant de les soumettre pour signature ou approbation par l’OMS. autorité compétente. –
5. À l’aide d’outils de suivi appropriés, effectuez un suivi et assurez-vous que les dates et délais fixés sont respectés et que les réponses à la correspondance et aux demandes de renseignements sont fournies dans les délais prescrits.

GESTION DE L’INFORMATION-

6. En étroite collaboration avec les autres membres du personnel de soutien, créer et/ou maintenir des systèmes d’archivage ; examiner continuellement le système de tenue de dossiers pour garantir que les informations sont à jour et utilisées de manière rationnelle. –
7. Coordonner la compilation des documents techniques demandés et fournis par les membres du personnel des catégories professionnelles et supérieures pour s’assurer que ces documents sont compilés, formatés et assemblés de manière logique pour faciliter le travail du gestionnaire.

ADMINISTRATION DES RÉUNIONS

8. Organiser, coordonner et diriger la préparation administrative des réunions, séminaires, ateliers.
9. Planifier les réunions d’équipe/de département, en fonction des calendriers et des besoins ; rédiger des procès-verbaux et assurer le suivi des points d’action pour répondre rapidement aux demandes de l’OMS et préparer les procès-verbaux. –
10. Fournir des notes d’information et des documents de référence pour les réunions, séminaires, ateliers, etc. auxquels participeront les membres du personnel professionnel et supérieur de l’équipe, en vérifiant leur disponibilité et en s’assurant qu’ils disposent des documents et notes d’information appropriés.

VOYAGES-

11. Effectuer les réservations de vols et d’hôtels, préparer les documents de voyage et gérer d’autres questions connexes, sur demande ou de sa propre initiative.

Effectuer d’autres tâches connexes selon les besoins ou les directives, y compris en fournissant un soutien à d’autres domaines de travail.

3. Qualifications, expérience, compétences et langues

Diplômes et qualifications

Essentiel : Diplôme d’études secondaires ou formation technique ou commerciale équivalente, option secrétariat ou administration de bureau.

Souhaitable: Diplôme en secrétariat de bureau, en administration de bureau, en administration des affaires ou dans un domaine connexe, délivré par un établissement reconnu.

Expérience

• Essentiel : Avoir au moins 5 ans d’expérience dans un établissement public ou privé reconnu
• Souhaitable: Une expérience dans des postes de soutien administratif au sein de l’OMS ou d’une autre agence des Nations Unies est un atout. Une expérience

dans les systèmes basés sur Oracle ou un autre système similaire à l’ERP est un atout

Compétences et connaissances

Compétences obligatoires

Travail d’équipe

Communication

Respect et promotion des différences individuelles et culturelles

Produire des résultats

Langues et niveau requis

• La maîtrise du français est requise ; la connaissance de l’anglais est un atout.

Durée du contrat : 03 mois

Grade : G5 de la grille du système des Nations Unies au Gabon

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