Face aux défis imposés par les avancées du numérique, le Service des archives et de gestion documentaire (SAGD) de l’UQAM cherche à accroître sa visibilité.
« Il n’y a pas beaucoup de publicité pour ce service, il est peu connu en dehors des cercles historiens », affirme Frédéric Gaudreau Lepage, étudiant au premier cycle en histoire à l’UQAM.
Même s’il est désormais possible de consulter l’annuaire du SAGD via un moteur de recherche pour gagner du temps, les ressources sont plus appréciées par la communauté scientifique que par les étudiants. « On a encore des professeurs d’ici et d’ailleurs [qui viennent]des étudiants de master et parfois des gens des médias », énumère Béatrice Lecomte, archiviste à la SAGD.
Le service, situé au pavillon Athanase-David (D) de l’UQAM, permet la consultation de documents historiques et institutionnels sur rendez-vous. Différentes archives permettent à ceux qui le souhaitent de connaître des ressources uniques auxquelles ils n’auraient normalement pas accès, dans une bibliothèque par exemple.
Parallèlement, le SAGD s’interroge sur l’impact de l’ère numérique sur les contenus qu’il possède et reçoit, notamment en termes d’authenticité. «Le numérique arrive et on peut reproduire le document à jamais sans perte de qualité», explique Cédric Champagne, directeur de la SAGD. Comment reconnaître l’original ? » Selon lui, de nombreuses questions d’intégrité méritent davantage d’attention.
“Cela va changer la nature de nos acquisitions”, anticipe M.moi Le décompte. Elle prend l’exemple des correspondances papier, puisque la SAGD en possède beaucoup dans ses caisses. « Comment allons-nous avoir accès aux courriers électroniques pour les conserver ? », se demande-t-elle. La tangibilité des ressources semble être remise en question par le virage numérique.
Des fonds importants
Les archives de l’UQAM regorgent de documents aux origines et fonctions variées. Fondées en même temps que l’université en 1969, elles ont su acquérir un précieux inventaire depuis leurs débuts. « Notre document le plus ancien est issu de la collection de brochures », affirme fièrement Béatrice Lecomte. Elle date de 1771.
« Notre mandat majeur est d’assurer la mémoire de l’organisme, à court, moyen et long terme, mais aussi de promouvoir l’enseignement et la recherche », précise M. Champagne. Ainsi, leurs possessions sont divisées en deux parties, soit les archives et les documents de l’UQAM.
« J’ai découvert la section livres anciens dans le cadre d’un cours de méthodologie lors de ma première séance, raconte Frédéric Gaudreau Lepage. Les autres ressources textuelles de la section archives comprennent des photographies, des gravures, des croquis et des lettres. “Nous disposons aussi de beaucoup de supports audiovisuels, de films, de cassettes audio, d’enregistrements”, souligne M.moi Le décompte. La plupart sont regroupés en collections et fonds, comme les Archives Hubert-Aquin.
Le SAGD possède également des objets d’art comme une statuette de la Vierge Marie provenant de la sacristie de la cathédrale Saint-Jacques. Une collection de nombreux trophées et maquettes est également conservée. Toutes les ressources proviennent de divers donateurs : scientifiques, collectionneurs, particuliers léguant leur legs, etc. Peu d’entre elles ont été achetées par l’UQAM, qui dispose néanmoins d’un budget à cet effet.
Patrimoine ouqamien
Comme l’indique la deuxième partie de son nom, la SAGD s’occupe également de préserver les papiers produits par l’UQAM. M. Champagne mentionne qu’il peut s’agir de procès-verbaux de conseils d’administration, conservés à vie, ainsi que de documents financiers, supprimés après sept ans.
« Il y a des décisions qui ont pu être prises il y a 20 ans et qui nous servent encore aujourd’hui. »
– Cédric Champagne, directeur de la SAGD
Tous les biens des archives sont conservés sous les pieds des étudiants de l’UQAM. Sous les pavillons Design (DE) et Sciences de gestion (R), de grandes salles abritent des milliers de coffrets réalisés sur mesure. De plus, leur nombre crée un défi pour leur stockage. Cédric Champagne explique que le SAGD a manqué de place pour les archives historiques et a dû déplacer de nombreux cartons. « L’espace est [assurément] un défi », avoue-t-il en riant.
La SAGD prête parfois des archives à des fins utiles à des particuliers hors les murs de l’UQAM. « Nous avons déjà prêté des œuvres [de Riopelle] pour une exposition au Musée d’art de Joliette », déclare Mmoi Le décompte. Afin de certifier la sécurité des documents, un état des lieux est réalisé avant leur départ.
Si une grande partie des ressources est accessible en consultation, certaines restent cachées aux yeux du public à la demande du donateur. Il ne s’agit cependant pas d’un mode de conservation privilégié par le service. « Une archive que quelqu’un veut nous donner, qui n’est jamais accessible, c’est comme avoir les plus beaux tableaux du monde dans un musée, mais ne jamais les exposer », illustre le directeur du service.
