«Un tableau mitigé»: c’est ainsi que le Contrôle fédéral des finances (CDF) résume son examen de la migration de l’administration fédérale vers Microsoft 365. Dans le cadre de ce projet, la Confédération souhaite migrer au total 40’000 postes de travail des systèmes installés localement. ensemble de produits Microsoft Office vers Microsoft 365 basé sur le cloud. La transition a déjà commencé et devrait durer jusqu’en 2025. Le CDF souligne que si le projet a été classé comme projet informatique clé, ce n’est pas dû à son volume de 26,5 millions de francs, mais parce que cela a des répercussions sur le fonctionnement de la quasi-totalité de l’administration fédérale.
Plus de temps?
La mise en œuvre du projet Cloud Enabling Office Automation (CEBA) avance avec de légers retards, écrit le CDF dans son rapport, qui correspond à son état à fin 2023. Concrètement, l’organisme de contrôle évoque un retard de six semaines pour le sous -projet « CEBA Zielllösung » et six mois pour « Cloud @ Ausland » par rapport à la planification initiale.
Mais le fait que le projet prenne plus de temps ne semble pas déranger le CDF. Le projet CEBA, note l’autorité, repose sur l’hypothèse selon laquelle l’exploitation locale de la gamme de produits Microsoft Office ne sera plus possible à partir de 2026. Mais entre-temps, des éléments ont montré que cette possibilité devrait même exister. Le CDF fait référence à cet égard aux documents publiés par Microsoft. En effet, le géant de la tech a récemment annoncé une version d’Office sans licence d’abonnement. Le Contrôle Financier recommande au secteur Transformation Numérique et Gouvernance informatique (TNI), responsable du CEBA, de clarifier avec Microsoft combien de temps sera prise en charge l’utilisation de la suite Microsoft Office sans connexion au cloud. L’organisme de contrôle évoque entre autres les risques résiduels liés à l’utilisation du cloud et considère que “l’éventuelle évolution de la situation initiale pourrait donner plus de temps au projet, notamment pour remédier à cette situation”.
Dans sa réaction, le secteur TNI accepte certainement la recommandation. Mais il ajoute aussi qu’une nouvelle validation a déjà eu lieu auprès de Microsoft. Verdict : « Microsoft ne pouvait pas garantir que les fonctionnalités et interfaces de la version sur site actuelle seraient assurées pour une utilisation généralisée au-delà de 2026 ».
Absence de concept de surveillance
Au total, le rapport du CDF contient huit recommandations concernant le projet CEBA, dont quatre sont de niveau de priorité 1. Le Contrôle financier déplore par exemple l’absence d’un concept de surveillance et de contrôle de Microsoft. Avec l’introduction de Microsoft 365, il ne suffit plus de gérer et de gérer Microsoft en tant que fournisseur, car le groupe technologique devient désormais un fournisseur de services. Certes, Microsoft exploite un système de contrôle interne et met à disposition de ses clients des informations à ce sujet. Mais le CDF constate que la Confédération ne dispose pas encore de stratégie sur la manière dont elle doit utiliser ces données. En outre, « il n’existe pas encore de concept coordonné dans ce domaine ». Le CDF recommande au secteur TNI d’élaborer et de mettre en œuvre un tel concept en tenant compte des compétences des offices concernés. Le secteur TNI accepte cette recommandation et indique qu’il soumettra, entre autres, les services cloud de Microsoft à un audit.
Risques et doublons
Le CDF critique également le concept de sécurité et de protection des informations. À cet égard, il convient de garantir que l’intégralité des risques est vérifiée et qu’il existe une compréhension coordonnée des risques avec les utilisateurs ultérieurs. Les risques résiduels doivent en outre être validés au niveau hiérarchique approprié. Dans sa prise de position, le secteur TNI écrit que le concept a été achevé et signé début 2024. Les risques résiduels seraient supportés par le chancelier et le chef du TNI. Dans sa réponse à une autre recommandation, le secteur TNI assure en outre que les risques du projet signalés seront régulièrement comparés au rapport sur les projets clés.
Une quatrième recommandation de priorité 1 concerne la solution de conférence et de téléphonie Microsoft Teams. Selon le rapport, l’administration fédérale utilise actuellement encore Microsoft Skype for Business, dont le support expire fin octobre 2025. Teams, qui est en partie déployé dans le cadre du projet CEBA, ne remplace pas la fonction de téléphonie de Skype for Business, mais une autre possibilité de chat et de visiophonie, écrit le CDF. Entre-temps, plusieurs projets de remplacement de Skype semblent avoir été mis en place. Sans surprise, l’organisme de surveillance recommande au secteur TNI d’assurer une coordination étroite des fonctionnalités de Collaboration et de Téléphonie, afin d’éviter de nouvelles duplications. Le secteur TNI affirme que cette coordination étroite est assurée. La planification concrète d’un changement a lieu dans le cadre du projet distinct « Téléphonie hybride ».
