La multiplication des cartes de crédit rend les transactions difficiles à encadrer si l’on se fie aux rapports des vérificateurs généraux (VG) de quatre des plus grandes villes du Québec.
Les VG de Montréal, Laval, Sherbrooke et Gatineau ont tous détecté des problèmes d’utilisation des cartes de crédit dans leurs municipalités respectives.
En 2020, la VG de Sherbrooke, Andrée Cossette, constatait que près d’un employé sur quatre avait accès à une carte, ce qui favorisait les achats de « dernière minute » et rendait le processus d’achat inefficace.
Par ailleurs, Mmoi Cossette a souligné l’absence de lignes directrices pour de nombreux types de frais, notamment les frais de repas, qui totalisaient près de 700 000 $ sur les cartes de crédit entre 2015 et 2018.
« Les contrôles sur les dépenses de repas, de voyages, de divertissements, de boissons alcoolisées, de fleurs, de dons et autres doivent être régis par des lignes directrices appropriées, afin de promouvoir un comportement éthique », a-t-elle écrit.
Repas trop chers
À Laval, le nombre de cartes de crédit et de transactions par carte est également à la hausse, mais les politiques n’ont pas toujours été claires ni respectées, a révélé la vérificatrice générale, Véronique Boily, dans son rapport 2022.
Par exemple, les repas payés par carte ne respectaient pas les maximums autorisés et il n’y avait aucune limite sur les remboursements des hôtels. Une carte-cadeau de 100 $ de la Société des alcools du Québec (SAQ) a même été achetée en guise de reconnaissance pour un employé, même si ce type de dépense n’était pas permis.
De plus, les cartes n’étaient pas systématiquement annulées lors du départ d’un salarié. Une carte est même restée valable près d’un an après le départ du fonctionnaire. Certaines dépenses n’étaient pas accompagnées de pièces justificatives. Enfin, elle a également constaté « un manque de rigueur » dans la gestion des cartes carburant.
« De 2020 à 2022, plus de 17 000 $ de frais d’intérêt ont été payés en raison de retards de paiement des soldes des cartes d’essence, sans que la situation soit réglée », peut-on lire dans son rapport.
-À Montréal, l’été dernier, le manque de contrôle sur les dépenses par carte a également été pointé du doigt par celle qui est devenue la VG de Montréal, Andrée Cossette, dans le dossier de l’Office de consultation publique de Montréal (OCPM).
«La Direction des Finances procède directement au paiement des dépenses engagées sur cartes de crédit sans toutefois pouvoir en valider la justification et le bien-fondé étant donné que les pièces justificatives sont conservées à l’OCPM», a-t-elle noté.
Une analyse qui date
À l’échelle de la ville, le dernier audit complet sur les cartes de crédit remonte pourtant à… 2015.
Il a révélé que plusieurs salariés les utilisaient en dehors des cadres autorisés, par exemple pour payer des frais de déplacement ou de repas.
Nicholas Jobidon, professeur à l’École nationale d’administration publique, affirme que de tels audits sont essentiels à tous les niveaux de gouvernement, même si les cartes de crédit sont utilisées pour payer de petits contrats.
“Si aucune publication, aucun audit n’est fait, rien n’empêche le détournement de fonds publics à des fins privées”, prévient-il.
À Gatineau, en 2018, AG Johanne Beausoleil a découvert de nombreux processus inadéquats, notamment lorsque des employés payaient certains frais de déplacement avec leur carte de ville et demandaient également le remboursement de ce même séjour.
« Il devient alors extrêmement difficile de certifier que tous les frais relatifs à une même activité ont été réclamés ou au contraire que certains d’entre eux n’ont pas été réclamés en double », a-t-elle expliqué.
