Suivez et gérez l’application d’un contrat tout au long de sa durée pour assurer une exécution efficace et sécurisée, voici comment définir la gestion des contrats. D’origine anglo-saxonne, cette fonction n’est apparue qu’en France relativement récemment. «Les majors de l’industrie de la construction l’ont importé au début des années 2010 devant certaines grandes autorités contractantes, telles que l’EDF ou les projets sociétés des Grands, à leur tour», trace Frédéric Berjot, président de l’Institut de gestion des contrats (ICM). Il se propage maintenant progressivement, sans encore être généralisé. «Cette pratique est encore inconnue de nombreux acteurs», note le directeur de l’association professionnelle.
Une réponse aux crises
Le contexte actuel pourrait cependant rendre le gestionnaire de contrat essentiel, son rôle consistant à analyser les risques et à les empêcher. «La crise de la santé a complètement bouleversé le paysage contractuel», note Marie Veyretout, consultante en stratégie contractuelle et gestion de la gestion. Les parties sont moins enclines à accepter le même niveau de risques qu’auparavant, tandis que de nouveaux caprices sont apparus, tels que la pandémie ou les difficultés d’approvisionnement. Le responsable du contrat participera ensuite au développement d’offres ou de dossiers de consultation commerciale pour réaliser une distribution cohérente des risques.
Gérez les événements imprévus. Ensuite, dans la phase d’exécution, il assure le traitement des événements qui perturbent l’application du contrat. «Nous distinguons parfois la gestion du changement, ce qui correspond à la modification du contrat, et la gestion des réclamations, qui se rapporte aux plaintes», spécifie Frédéric Berjot. Les missions qui deviennent de plus en plus techniques et pour lesquelles la salle de manœuvre est réduite, en particulier dans le domaine des marchés publics. «Les entreprises ont déjà été fortement touchées par les crises successives et leurs partis de contractants publics sont forcés financièrement», observe le président de l’ICM, qui note également que les premiers étaient plus professionnels dans la gestion des plaintes que la seconde. Pour mettre fin à cette asymétrie, il milite afin que les publics soient plus massivement saisis la gestion de la gestion.
Maintenir le dialogue et l’équilibre. Cependant, sa pratique ne devrait pas aider à créer un équilibre de pouvoir entre les deux parties. Au contraire, il pousse plutôt à renforcer le dialogue. «Un responsable des contrats fera tout pour éviter le conflit, insiste Marie Veyretout. Sa capacité à écouter et à être écoutée est décisive car il doit convaincre qu’un compromis est meilleur qu’un litige. Surtout, il intervient tout au long de la vie du contrat pour assurer le maintien permanent de son équilibre. Qui constitue un changement culturel important. “L’une des particularités des marchés publics est que les plaintes sont réglées à la fin, lors de la création du chef général et du décompte final”, a déclaré Frédéric Berjot. Cependant, les entreprises et les autorités contractantes agissent parfois de manière très agressive à ce stade, conduisant régulièrement à l’ouverture de procédures controversées.
Un outil adapté aux longs contrats
La gestion du contrat n’est pas non plus résumé par une mission de suivi administrative. “Il permet surtout de récupérer le contrat en tant qu’outil opérationnel”, a déclaré le président de l’ICM. Pour Marie Veyretout, il prend une dimension stratégique, car cela implique à la fois de contrôler les risques et d’identifier les opportunités contractuelles pour tirer la valeur maximale du projet. «Les entreprises ont en fait cette vision commerciale du contrat, confirme qu’un gestionnaire de contrat ayant exercé plusieurs années au sein de la Public Contracting Authority. Les défis ne sont pas entièrement les mêmes dans le secteur public où le contrat de gestion consiste surtout dans la mise en place de procédures pour contrôler les services et les performances attendues. Il s’agit de rester vigilant tout au long du contrat, qui est parfois conclu pendant plusieurs décennies. »»
Montages Master Complex. Une opération que tous les acteurs des marchés publics devraient s’approprier, considérer le président du droit des contrats publics de l’Université de Lyon 3 dans un rapport publié en juillet 2024 et intitulé «Distribution and Treat of Risks in Public Procurement». Ses auteurs recommandent de «développer des emplois ou des services de gestion des risques et de gestion des contrats».
Une proposition qui «dépend cependant, des moyens financiers et humains de chaque structure, en particulier les autorités contractantes», est en train de résister au rapport. Parce que la gestion des contrats a un coût et est plus pertinent à mettre en place des contrats présentant une certaine complexité. «Cela peut résider dans le nombre de parties prenantes mobilisées, l’objet du contrat, son montant ou dans son exposition en cas de problème de réputation solide», explique Marie Veyretout.
-Caractéristiques qui se trouvent généralement dans les assemblées des marchés publics connus sous le nom de «financement tiers» tels que les concessions, les marchés de partenariat (ex-PPP) ou même les marchés du rendement énergétique. Ces assemblées peuvent connaître une recrudescence dans les années à venir, en réponse aux limites budgétaires auxquelles sont confrontés les publics. Ce qui donne un élan supplémentaire au développement de la gestion des contrats. «Nous encourageons les communautés à s’équiper des compétences pour maîtriser ces contrats», explique Hubert du Mesnil, président de l’Institut de gestion déléguée (IGD). L’acteur public ne devrait pas se fermer les yeux à l’opérateur privé. La fonction Contract Manager peut ensuite être internalisée. «Des postes dédiés ont été créés pour surveiller les PPP de l’université», note Marie Veyretout. L’autre solution peut consister à appeler à des fournisseurs externes pour des projets spécifiques.
«Un gestionnaire de contrat fera tout pour éviter les conflits. »Marie Veyretout, consultante en stratégie contractuelle et contrat de gestion.
Une fonction juridique et financière
«La profession est parfois confondue avec celle d’un avocat», note le consultant. Alors que ce dernier se concentre sur le droit sans nécessairement prendre en compte les autres dimensions du projet, le gestionnaire de contrat a une approche mondiale. Les compétences attendues sont donc variées, allant de la finance au juridique, y compris la technique. «Il s’agit d’un projet central d’aide au projet qui interface avec tous ses participants. Il faut de la polyvalence », résume Frédéric Berjot.
Rigueur budgétaire. «S’il y a en effet une taille critique pour recruter des emplois spécifiques, il n’y a pas pour pratiquer la gestion des contrats», poursuit le président de l’ICM. Il s’agit d’une nouvelle dimension de la profession de l’acheteur public. Là encore, la situation budgétaire pourrait les encourager à s’entraîner. «C’est un outil pour maîtriser les dépenses», soutient-il. Il devrait permettre de fournir la réponse la plus appropriée et la plus juste aux demandes d’entreprise, tout en préservant ses propres intérêts dans une logique de bonne gestion des fonds publics.
Responsabilité financière. Une question d’autant plus importante depuis l’entrée en vigueur, le 1er janvier 2023, du nouveau régime de responsabilité financière pour les gestionnaires publics. Il expose les fonctionnaires à une sanction financière prononcée par la Cour des auditeurs, en particulier en cas de réclamation contractuellement, mais non réclamée (retarder les pénalités par exemple) ou le paiement de suppléments de rémunération industrielle. «Les acheteurs publics doivent informer les enquêtes judiciaires en faisant la gestion de la gestion, conseille Jean-Marc Peyrical, président de l’Association for Achat in Public Services (APASP). Il est nécessaire de rigourer et de ne jamais accepter une demande de son titulaire sans qu’elle soit dûment justifiée. »»
«La gestion des contrats est un outil pour maîtriser les dépenses. Frédéric Berjot, président de l’Institut de gestion des contrats.
Related News :