Les communes vaudoises accumulent des tonnes de papier. C’est une conséquence directe de la loi cantonale sur l’archivage, qui les oblige à conserver certaines traces de leurs activités sous format papier. Les documents doivent être imprimés et stockés selon des règles strictes, une pratique qui peut sembler dépassée à l’ère numérique d’aujourd’hui.
La conservation indéfinie d’une série de documents spécifiques sur un support durable et résistant, à savoir du papier de haute qualité, s’impose aux communes vaudoises. Ces documents reflètent les décisions prises par les autorités locales, telles que les communes et les conseils municipaux ou les conseils généraux, et comprennent des éléments tels que des procès-verbaux. Certaines communes possèdent encore aujourd’hui des documents archivés il y a plus de 600 ans.
Lundi dans La Matinale de la RTS, Fabrice de Icco, le préfet de l’arrondissement Jura-Nord Vaudois, souligne que le format de conservation des archives est toujours le même, à savoir du papier relié. Cela est dû à la législation vaudoise qui garantit la longévité des archives.
« Parfois, il y a même plusieurs siècles de minutes, donc ça peut prendre de la place », souligne-t-il. Mais selon lui, les communes, habituées à cette responsabilité, sont généralement bien équipées en locaux adaptés.
Papier ou numérique, les enjeux de la conservation
En même temps, le stockage informatique est possible, mais il est complexe, selon la directrice des Archives cantonales vaudoises Delphine Friedmann. « Des infrastructures spécifiques sont nécessaires pour garantir des consultations aussi souvent que souhaité. Pour faciliter les recherches ultérieures, chaque information doit être correctement identifiée et référencée », explique-t-elle.
Elle souligne également qu’en fin de compte, la préservation à long terme des informations numériques entraîne des coûts et une complexité qui dépassent ceux du stockage sur papier.
A noter que, dans les cantons du Valais et de Fribourg, il n’existe aucune obligation légale de conserver des archives sous forme papier.
Sujet radio : Robin Baudraz
Adaptation web : Miroslav Mares
