Le rapport porte entre autres sur la tenue des réunions du comité exécutif et le processus décisionnel à la Ville de Sherbrooke en 2021, sous l’administration de Steve Lussier, et au début de 2022, sous l’administration d’Évelyne Beaudin. Cela met en évidence un certain décalage entre la politique et l’administration. Cela aurait été ordonné compte tenu de l’ampleur des changements souhaités par la nouvelle administration.
La galerie s’est entretenu avec six sources, toutes liées à l’appareil municipal. Tous préfèrent ne pas être identifiés en raison du caractère délicat de l’affaire. Au moins trois d’entre eux suggèrent que la situation illustrée en 2022 persiste jusqu’à aujourd’hui, les autres ne pouvant ni confirmer ni infirmer cette information. Les informations recueillies indiquent qu’aucune suite n’a été donnée au rapport après sa présentation.
La mairesse Évelyne Beaudin a décliné notre demande d’entrevue. « Le maire a lu le rapport. Puisqu’il porte sur l’amélioration et l’optimisation des processus internes, il ne fera pas l’objet de commentaire», a répondu par écrit son conseiller en communications stratégiques, Marc-Antoine Bélanger.
Le bureau de la mairie compte également sur la démarche d’accompagnement amorcée auprès de la Commission municipale du Québec pour trouver des pistes d’amélioration afin que la politique et l’administration trouvent satisfaction.
Fernanda Luz, présidente par intérim du comité exécutif, affirme que le document ne lui a jamais été présenté, ni en tant que membre du comité exécutif ni en tant qu’élu. “Je n’ai jamais eu connaissance de l’existence de ce document.” Ajoutant qu’elle ne connaît pas le contenu du rapport, elle affirme ne pas être en mesure de le commenter.
Le comité exécutif, composé de trois ou quatre élus en plus du maire, a pour mission d’assurer la gestion administrative et financière de la Ville selon les plans, budgets et projets adoptés par le conseil municipal.
Pour élaborer le rapport, la mairie, les membres de l’exécutif, la direction de la Direction des Affaires juridiques, les directeurs de service et les secrétaires exécutifs ont notamment été consultés dans le but de documenter leurs perceptions, leurs attentes, leurs préférences et leurs irritants. Bref, les commentaires négatifs ont été dix fois plus nombreux que les commentaires positifs.
Parmi les facteurs humains scrutés, on souligne « beaucoup de contrôle et un manque de confiance entre politique et administration ». Il est nécessaire de renforcer la confiance dans les fonctionnaires et dans l’intelligence collective. Nous précisons également qu’il faut faire confiance aux commissions, donc ne pas renvoyer leurs dossiers au comité exécutif pour éviter que cela ne devienne un goulot d’étranglement.
Dans une liste de souhaits des salariés, nous exigeons que les rôles et les responsabilités soient clairement définis, que l’on favorise une plus grande autonomie de gestion et que l’on élimine les étapes inutiles, y compris les « faux résumés décisionnels ».
Selon nos sources, les fausses synthèses décisionnelles sont des documents « vides » soumis au comité exécutif par les directeurs de département, à la demande des élus, pour éviter de laisser des traces sur des sujets sensibles. Par conséquent, les sujets traités en commission seraient rejetés par le comité exécutif et ne seraient jamais présentés aux autres élus du conseil municipal.
Des inquiétudes quant à la transparence du comité exécutif ont également été soulevées par la conseillère Annie Godbout en février 2023, alors qu’un changement réglementaire risquait de maintenir les conseillers dans l’ignorance sur certains sujets traités par l’exécutif.
Un débat a eu lieu au conseil sur la manière de gérer les ordres du jour et les dossiers au comité exécutif en février 2023. (Archives La Tribune)
Les intervenants cités dans le rapport constatent également que trop de dossiers transitent par le comité exécutif et que son exécution n’est pas efficace : « manque de rigueur, retards et reports fréquents ». Résultat : « les acteurs de l’administration et des commissions pointent un manque d’autonomie. Ils ont le sentiment d’un manque de confiance de la part des politiques.
Nous déplorons également que l’administration soit débordée « en raison des nombreuses modifications, répétitions et retours en arrière dans le traitement des dossiers, perçus comme provoqués par des ingérences politiques ». Le nombre de modifications par fichier est estimé entre 20 et 40 lors d’un processus complet.
Le rapport évoque « un manque de vision et d’objectifs communs entre l’administration et le politique, une faible maturité des méthodes de gestion et l’absence d’indicateurs de performance ». Il précise que « le comité exécutif semble être le goulot d’étranglement du processus et que la capacité du comité exécutif est variable et incertaine ».
Une Source fiable rapporte aujourd’hui que les résumés de décision sont rejetés pour des raisons d’orthographe et que le processus d’inscription d’un sujet à l’ordre du jour du comité exécutif est passé de sept à 21 jours, ce qui ralentirait l’acceptation des dossiers. « Tout est long et inefficace », rapporte une autre Source qui connaît bien le processus de décision.
Sous l’administration précédente, une politique de communication entre élus et fonctionnaires avait été mise en place pour limiter les risques d’ingérence. Cette politique a été abandonnée, à tel point qu’une Source estime que certains membres du conseil actuel ont commis une « pure ingérence ».
Plusieurs sources critiquent généralement la microgestion du maire et de certains élus qui « tiennent pratiquement le crayon » entre les mains des fonctionnaires. Le sentiment d’ingérence a également été au cœur des relations houleuses entre le maire et la secrétaire à la participation citoyenne, Néné Oularé.
Les commissions, création de l’administration actuelle, auraient perdu le pouvoir de recommandation qui appartenait autrefois aux comités municipaux. « Les commissions ont été présentées pour accélérer les dossiers, mais c’est tout le contraire qui se produit. Il faut des mois pour approuver des éléments mineurs», rapporte une Source employée par la Ville.
Selon le rapport, à la Ville de Sherbrooke, « le comité exécutif semble être le goulot d’étranglement du processus et la capacité du comité exécutif est variable et incertaine ». (Jean Roy/La Tribune)
Le document propose également une comparaison statistique entre des villes de taille similaire, soit Sherbrooke, Trois-Rivières, Lévis et Saguenay. On note une moyenne élevée de résolutions adoptées par le comité exécutif de Sherbrooke à chacune de ses séances, avec une capacité moyenne de 3,8 résolutions par heure. “Des villes comparables adoptent plus fréquemment moins de cinq résolutions par session.”
Pour la période du 1er janvier au 30 juin 2021, chaque séance du comité exécutif durait en moyenne cinq heures alors que Steve Lussier était maire. Avec la mairesse Évelyne Beaudin, la durée moyenne est passée à 6,2 heures en 2022. Pour des villes de taille comparable « chaque séance dure en moyenne 2,5 heures ».
La durée des séances n’est donc pas propre à l’administration Beaudin, même si les réunions sont devenues plus longues. Une Source pointe en partie l’inefficacité des réunions et la volonté de microgestion, mais soulève également une culture de travail qu’il convient de corriger en définissant mieux le rôle de chacun. Les frontières entre questions politiques et administratives sont encore trop floues. « Il serait simpliste de rejeter toute la faute sur le maire », note une Source municipale proche du dossier. « Traditionnellement, et pour plusieurs administrations, les dirigeants considèrent leur passage devant l’exécutif comme un cauchemar », ajoute-t-elle.
Un graphique du rapport montre qu’à Sherbrooke, en 2022, aucune séance n’a duré moins d’une heure et une seule a duré deux heures, alors que 11 d’entre elles ont duré entre six et sept heures. En comparaison, Lévis a tenu 12 séances d’une durée de moins de 60 minutes tandis que les 15 rencontres de Trois-Rivières se sont conclues en moins d’une heure. Ces données sont à interpréter avec prudence, prévient la même Source du monde municipal : les villes aux sessions très courtes laissent peut-être moins de place au débat.
C’est néanmoins la durée des comités exécutifs qui a été évoquée par ses membres, en novembre, pour justifier un ajustement de leurs salaires. La conseillère Danielle Berthold a alors déclaré : « Si je vous dis le nombre d’heures [à siéger au CE], tu vas tomber de ta chaise. Elle a signalé que la charge du comité exécutif s’est accrue au fil des années.
“Je comprends la lourdeur de la tâche, mais nous devrions plutôt trouver un moyen de consacrer moins d’heures au lieu d’investir plus d’argent.”
— conseillère Christelle Lefèvre, en novembre 2023
L’exécutif a par la suite accepté de suspendre son augmentation de salaire le temps qu’un cabinet externe analyse la rémunération des élus.
En introduction du rapport, il est précisé qu’elle a retenu les services d’une entreprise spécialisée dans le Lean Management et l’amélioration continue, Linovati, « afin de poursuivre l’implication [du] le personnel et [des] managers vers la mise en œuvre de bonnes pratiques pour répondre aux défis modernes des organisations publiques en matière de gestion de la performance.
Il n’a pas été possible de joindre la présidente du comité exécutif, Laure Letarte-Lavoie, qui est en congé de maternité.
Annie Godbout, membre indépendante du comité exécutif au moment de la réalisation de l’étude, a refusé de commenter en raison du caractère confidentiel du rapport. Fraîchement démissionnée du comité exécutif, Danielle Berthold a également refusé d’accorder un entretien.
