L’ONG Internationale ALIMA recrute pour ce poste (29 juin 2024) – .

ALIMA est présente au Nigéria depuis 2016. Ses actions s’inscrivent dans une stratégie régionale de réponse aux urgences sanitaires et nutritionnelles, avec un focus sur les interventions pédiatriques, materno-infantiles et épidémiques. L’ONG internationale ALIMA recrute un Responsable Achats – H/F. ALIMA est présente dans le Nord-Est du Nigéria, dans l’État de Borno (LGA de MMC et Jere) et dans l’État de Yobe (LGA de Bade et Karasuwa), où elle fournit des services de santé et de nutrition ambulatoires et hospitaliers aux personnes déplacées et aux communautés d’accueil. Dans le Nord-Ouest du Nigéria, ALIMA est présente dans l’État de Katsina (LGA de Kaita) pour répondre à des besoins nutritionnels accrus. ALIMA est présente dans le Sud-Ouest, dans l’État d’Ondo (LGA d’Owo) où les équipes soignent les patients atteints de fièvre de Lassa et mènent des recherches pour améliorer les traitements.

Dans l’État de Borno, ALIMA assure l’accès aux services de nutrition pour les patients externes et hospitalisés, ainsi qu’aux soins de santé ambulatoires dans les LGA de MMC et de Jere. En 2022, ALIMA a fourni 85 925 consultations en consultation externe et traité 9 278 cas de MAS non compliqués au niveau de l’OTP. 3 963 accouchements ont été pratiqués et 2 446 consultations en santé mentale ont été dispensées. ALIMA a également fourni des soins hospitaliers pour les cas de MAS avec complications dans 3 centres de stabilisation (hôpital universitaire de Maiduguri – UMTH, Gwange II et Fatima Ali Sherrif – au MMC) et a traité 3 386 enfants MAS avec complications.

Dans l’État de Yobe, ALIMA soutient 5 centres de soins de santé primaires (PHCC) – Waro, Jajeri, Jajimaji, K. Garun Guna et K. Galu – depuis mai 2021 pour la nutrition et les soins de santé. ALIMA fournit également des soins hospitaliers pour les cas compliqués de MAS dans son centre de stabilisation de 40 lits situé à l’hôpital général de Gashua, Baden LGA. ALIMA prend également en charge l’hospitalisation des enfants de moins de cinq ans à Jajimaji. En 2022, ALIMA a assuré 53 196 consultations OPD et traité 4 722 enfants MAS. 2 036 accouchements ont été effectués et 976 consultations de santé mentale ont été dispensées.

Dans l’État de Katsina, ALIMA fournit des services de nutrition et de soins de santé ambulatoires et hospitaliers aux enfants de moins de 5 ans depuis août 2021. ALIMA propose actuellement des consultations OPD et soutient les soins ambulatoires et l’orientation des cas de malnutrition aiguë sévère (MAS) dans 5 zones de soins de santé primaires. Centres (PHCC) dans la LGA de Kaita : Dankama, Sabon Birni (district de Ba’awa), Dankaba, Zabakau (district de Gafiya), Matsai. ALIMA assure également des soins hospitaliers et prend en charge les cas de MAS avec complications au sein de son centre de stabilisation de 110 lits situé au CHC de Kaita. En 2022, ALIMA a traité 2 171 cas de MAS avec complications au niveau ITFC et 29 239 cas de MAS sans complications au niveau OTP. ALIMA a également assuré 36 851 consultations OPD pour les enfants de moins de 5 ans, tandis que 4 906 ont été hospitalisés au service d’hospitalisation du CHC de Kaita.

Dans l’État d’Ondo, ALIMA a soutenu le NCDC et le ministère de la Santé de l’État dans la gestion des cas, la détection active des cas, le tri des patients, les campagnes de sensibilisation du public et le renforcement des mesures de prévention et de contrôle des infections (IPC) parmi les agents de santé dans différents établissements hospitaliers de l’État d’Ondo. En plus de la prévention et de la gestion des cas, ALIMA participe actuellement à la coordination de plusieurs études pour mieux comprendre la maladie, notamment une étude de cohorte observationnelle (LASCOPE) pour décrire l’évolution clinique et biologique, la prise en charge et les résultats des patients hospitalisés avec un diagnostic confirmé de fièvre de Lassa et un essai clinique de phase II (SAFARI) pour évaluer la sécurité et l’efficacité du Favipiravir.

TYPOLOGIE DES POSTES

Lieu :Abuja, avec déplacements sur tous les sites du projet (minimum (50% sur le terrain)

Lien hiérarchique : Coordinateur Logistique

Lien fonctionnel : Journal de bureau. Référent.

OBJECTIFS DE LA MISSION

1. Le gestionnaire d’approvisionnement, le coordonnateur logistique, est responsable de la conception, de la planification et de la mise en œuvre appropriées de la chaîne d’approvisionnement dans la mission/pays, assurant la réalisation des objectifs fixés au niveau de la mission.

2. Soutenir la mission du pays, en assurant l’organisation en temps opportun de divers produits du projet, c’est-à-dire des biens, des médicaments et des services pour soutenir l’intervention d’ALIMA dans le nord-est du Nigéria.

3. Assurer l’approvisionnement de la mission conformément aux procédures de passation de marchés standard d’ALIMA et aux exigences financières des donateurs.

4. Comprendre les procédures douanières et d’importation du gouvernement nigérian, les procédures IDEC et NAFDAC et garantir que nos stratégies d’approvisionnement sont alignées en conséquence.

DEVOIRS ET RESPONSABILITÉS

Gestion des approvisionnements internationaux et locaux :

• Il/elle est responsable de la planification des achats du projet en étroite collaboration avec le responsable logistique du bureau de projet, le responsable de la pharmacie, le coordinateur médical et le coordinateur logistique.

• Il/elle est responsable de la tenue des fiches de suivi des achats (locaux et internationaux), de leur mise à jour et de leur partage avec les services concernés.

• Il/elle veillera à ce que les exigences, les procédures et les directives des donateurs et d’ALIMA en matière d’approvisionnement soient respectées dans tous les achats d’ALIMA.

• Il/elle assurera le suivi de l’approvisionnement international tout au long du processus, avant l’arrivée ou en douane, étant responsable de la préparation et de la fourniture de tous les documents nécessaires (dédouanement, transits, etc.) à temps.

• Assister le coordonnateur logistique dans la préparation du calendrier logistique pour chaque projet et au niveau de la mission.

• Il/elle est responsable de l’exécution du processus d’approvisionnement local par l’intermédiaire du bureau de coordination, en veillant à ce que les produits soient achetés à temps et livrés au bureau du projet à temps.

• Veiller à ce que l’approvisionnement local en fournitures soit effectué conformément aux directives d’approvisionnement d’ALIMA, notamment en garantissant la qualité des biens/fournitures et le meilleur rapport qualité-prix.

• Renseignements sur le marché avec diligence raisonnable pour garantir qu’ALIMA paie en fonction des prix du marché en vigueur.

• Il/elle est chargé d’examiner de manière critique les prix afin d’avoir un contrôle efficace des coûts dans l’achat de fournitures/biens et équipements pour le projet.

• Il/elle est chargé d’organiser un marché ouvert pour sélectionner les fournisseurs et signer un accord-cadre pour diverses fournitures récurrentes.

• Maintenir une base de données des fournisseurs au niveau de la mission, avec toutes les informations pertinentes, y compris leurs coordonnées et le marché des différentes fournitures.

• Maintenir la liste de prix des différents produits du projet au niveau de la mission et évaluer le prix sur une base trimestrielle.

• Maintient un contact régulier avec les fournisseurs et réévalue régulièrement le marché afin d’obtenir la meilleure qualité, les meilleurs prix et le meilleur service possible

• Veiller à ce que tous les achats locaux, le respect des procédures d’achat d’ALIMA soient respectés et adoptés en fonction du seuil de coût cumulé des fournitures/biens et équipements spécifiques. Vérifier que les procédures ALIMA pour les achats nationaux, les commandes locales et les demandes de devis sont respectées (si les achats dépassent un montant prédéfini)

• Préparation des documents d’appel d’offres et appel de devis pour toutes les fournitures nécessaires.

• Effectuer des visites régulières sur le terrain pour soutenir la logistique sur le terrain et les achats pour la mise en œuvre des directives/règles et réglementations d’achat d’ALIMA, l’archivage et la gestion des données d’achat.

Commandes/Demandes de fournitures :

• Être une personne focale pour les achats au niveau de la mission, traiter toutes les demandes en étroite coordination avec le coordinateur logistique/coordinateur médical en cas d’équipement médical technique.

• Travailler en étroite collaboration avec les responsables logistiques de terrain de Field Co concernant le traitement de leur demande d’approvisionnement/service/bien.

• Travaille en étroite collaboration avec le coordonnateur médical et le coordonnateur logistique pour les commandes médicales et les commandes non médicales locales et internationales.

• Travaille en étroite collaboration avec le service financier pour prévoir le budget nécessaire pour diverses fournitures médicales et non médicales locales. Examine tous les dossiers de paiement avant de les soumettre au service financier pour garantir la conformité financière et d’achat d’ALIMA.

• Coordination et communication avec les fournisseurs pour la passation des commandes après approbation des achats conformément au tableau de validation ALIMA.

• Suivre le carnet de commandes de diverses commandes avec le siège social et partager les commandes mises à jour, suivre les feuilles de commandes internationales et locales avec les différents employés concernés sur une base hebdomadaire et mensuelle.

• Travaille en étroite collaboration avec les agents de dédouanement et les transitaires pour un processus efficace de la chaîne d’approvisionnement et de la gestion des commandes

URGENCES :

• Participe à toute activité d’urgence ou visite exploratoire à l’intérieur ou à l’extérieur de la zone de travail d’ALIMA, en étant prêt à intervenir directement si nécessaire et à assumer la gestion de toutes les activités d’approvisionnement et de personnel

Gestion d’équipe :

• Définit et met à jour les profils de poste et les descriptions de tout le personnel de la chaîne d’approvisionnement.

• Participe à la sélection, au suivi et à l’évaluation de tout le personnel sous sa supervision directe

• Forme le personnel aux normes de la chaîne d’approvisionnement et aux procédures administratives pour le dédouanement des expéditions.

• Renforce les compétences de tout le personnel de la chaîne d’approvisionnement.

• Entreprend des évaluations régulières de l’équipe du personnel sous supervision directe.

• Favorise la communication et la participation active de tout le personnel sous supervision.

Rapports

• Partager des rapports hebdomadaires sur les achats internationaux et locaux avec le personnel de terrain.

• Participe aux rapports mensuels selon les directives, c’est-à-dire les mises à jour des achats internationaux et locaux, la planification des achats, etc. le coordonnateur logistique.

• Effectue régulièrement des études de marché et les met à la disposition du personnel du programme.

• Informe le responsable hiérarchique de tout problème pouvant être lié au travail du personnel des achats.