L’ONG de développement humanitaire PLAN INTERNATIONAL recrute (22 mars 2024)

Plan International est une organisation humanitaire et de développement indépendante qui fait progresser les droits des enfants et l’égalité des filles. Nous croyons au pouvoir et au potentiel de chaque enfant. Mais ce potentiel est souvent étouffé par la pauvreté, la violence, l’exclusion et la discrimination. Et ce sont les filles qui sont les plus touchées.

Avec les enfants, les jeunes, nos sympathisants et nos partenaires, nous nous efforçons de créer un monde juste, en nous attaquant aux causes profondes des problèmes rencontrés par les filles et tous les enfants vulnérables. Nous défendons les droits des enfants de la naissance à l’âge adulte. Nous permettons aux enfants de se préparer et de réagir. Nous conduisons des changements de pratiques et de politiques aux niveaux local, national et mondial, en nous appuyant sur notre portée, notre expérience et nos connaissances. Depuis plus de 80 ans, nous construisons de puissants partenariats en faveur des enfants et sommes désormais actifs dans plus de 70 pays.

Plan International met en œuvre des subventions du Fonds mondial de lutte contre le VIH/SIDA, la tuberculose et le paludisme depuis le quatrième cycle de financement, en tant que récipiendaire principal (PR), sous-récipiendaire (SR) et sous-sous-sous-récipiendaire. bénéficiaire (SSR) dans de nombreux pays, dont le Bénin, le Burkina Faso, le Cameroun, la République centrafricaine, la Guinée, la Guinée-Bissau, l’Inde, Haïti, le Honduras, le Libéria, le Niger, le Malawi, El Salvador, le Sénégal, la Thaïlande, le Togo et le Zimbabwe.

Le Fonds mondial de lutte contre le sida, la tuberculose et le paludisme a approuvé la demande de financement de la République du Niger pour la poursuite de la subvention VIH et tuberculose et renforcement du système de santé (RSS) au Niger pour la période de janvier 2024 à décembre 2026.

Plan International Niger a été désigné par le ministère de la Santé publique, de la Population et des Affaires du Niger le Fonds mondial Super SR de la subvention VIH/RSS.

Ainsi, Plan International Niger recherche un cadre qualifié pour combler le poste ci-dessous :

Emploi : (01) Agent des archives/finances

Lieu : Niamey

Intimé : Agent financier principal

Type de contrat : Contrat à durée déterminée avec possibilité de renouvellement en fonction des performances et des disponibilités budgétaires.

1. Description de l’emploi :

Ce poste est nécessaire pour apporter un soutien au projet du Fonds mondial sur tous les aspects d’archivage et de classification des dossiers.

Sous la supervision du responsable financier principal, l’archiviste au niveau du projet VIH/RSS est responsable de la collecte, du classement, de la préservation et de la restauration des archives et de leur communication aux demandeurs potentiels et à des fins d’audit conformément aux politiques de Plan International, du bailleur et de la législation nationale.

2. Principales tâches et responsabilités

Participer à la définition de la politique générale d’archivage des documents de Plan International Niger, des dossiers d’archives et coordonner les activités d’archivage :

• Proposer un plan d’archivage conforme à la politique générale d’archivage des documents de Plan International Niger ;
• Revoir les documents comptables après la clôture de chaque mois suivant la liste intelligente des dépenses pour s’assurer de leur exhaustivité et de leur exactitude ;
• Effectuer les différentes annulations de pièces comptables après paiement ;
• Archiver des fichiers physiques et électroniques ;
• Assurer le classement et l’organisation de tous les documents administratifs et comptables ;
• Assurer la vérification de la conformité et la mise à jour des dossiers et des horaires, ainsi que des cabinets ;
• Assurer la mise à jour de la base de données pour la gestion des archives ;
• Maintenir et surveiller le registre de sortie des fichiers.

Responsabilités opérationnelles

• Assurer la mise en œuvre et la mise à jour de la politique générale d’archivage des documents de Plan International Niger

• Proposition d’un plan d’archivage des documents et dossiers
• Schématisation d’une bonne nomenclature des documents classifiés

• Assurer la réception, la distribution et l’expédition de tous les documents entrants et sortants au sein des bureaux du Programme, de l’Administration et des Finances :

• Réception des documents (dossiers administratifs, documents de projet, dossiers sensibles, liasses comptables et autres pièces justificatives) ;
• Distribution aux confrères des documents reçus relatifs à leur traitement après vérification de conformité ;
• Envoi de la correspondance établie au sein des unités, Programme, Finances et Administration ;

• Assurer un archivage électronique de qualité :

• Scannez tous les dossiers administratifs, ainsi que les liasses comptables
• Assurer l’examen, l’exhaustivité et l’exactitude des pièces numérisées
• Procédez au téléchargement des documents numérisés dans les dossiers appropriés sur SharePoint dans GUIDAN KOWA

• Assurer le classement et l’organisation de tous les documents comptables :

• Apposez le cachet « PAYÉ » sur les bons et tous les documents joints ;
• Classer tous les justificatifs établis en chronos ;
• Rechercher des documents demandés par des collègues, du siège ou des auditeurs ;
• Être la personne clé pouvant faciliter les activités d’audit (internes et externes) et les relations avec l’équipe du LFA lors de contrôles ponctuels et/ou de demandes de routine

• Assurer la vérification de la conformité et la mise à jour des dossiers et des délais ;

• Vérifier l’intégralité des pièces avant classement dans les temps ;
• Examiner les documents comptables après la clôture de chaque mois en suivant la liste intelligente des dépenses pour s’assurer de leur exhaustivité et de leur exactitude

• Assurer l’identification et l’étiquetage des temps tout en respectant le code de classification

• Maintenir et surveiller le registre de sortie de fichiers
• Veiller à ce que les documents physiques délivrés soient restitués par les demandeurs dans les plus brefs délais et restitués aux chronos et armoires appropriés

• Assurer la mise à jour de la base de données pour la gestion des archives ;

• Coordination de toutes les activités de classification et d’archivage
• Maintenir une base de données solide et fluide pour la gestion des dossiers.

Communication et relations de travail

3. Connaissances, compétences et comportements

Essentiel

Connaissance

• Détenir un diplôme dans le domaine de la finance ou de la comptabilité (BAC+3 ou équivalent) ;
• Avoir une expérience d’au moins trois (03) ans dans un service comptable, Administration dans un projet, Programme ou ONG similaire à Plan International ;

• Avoir de l’expérience en archivage;

• Une expérience dans la gestion de subventions similaires serait un atout ;
• Avoir une expérience en audit serait également un atout ;
• Avoir une très bonne connaissance des outils informatiques, en général et du pack Office en particulier Excel, Advanced Excel, PowerPoint, Outlook, etc.;
• Maîtrise de la langue française ;
• La capacité de travailler en anglais est un atout ;
• Être proactif et ouvert au changement ;
• Être capable d’induire un changement.
• Connaître les règles de conservation des documents
• Maîtriser les outils d’archivage.

Capacité spécifique

• Capacité analytique ;
• Compétences en communication adaptées au public ;
• Capacité à travailler dans un environnement multidisciplinaire et multiculturel ;
• Compétence dans l’utilisation d’ordinateurs, de logiciels et d’autres applications pertinentes, notamment : traitement de texte, feuilles de calcul, bases de données, systèmes Web, etc. ;
• Soucieux du détail, méthodique et bien organisé.

Comportements/Attitudes

• Être de très bonne moralité.
• Excellentes compétences en communication écrite et orale ;
• Être capable de travailler à un rythme soutenu;
• Être capable de garder les informations confidentielles ;
• Être prêt à travailler en dehors des heures de service ;
• Être ordonné et méthodique ;
• Acquiert, développe et maintient une crédibilité sur sa performance ;
• Apprentissage et développement personnel.

Environnement physique

Le poste sera basé au Bureau National et si nécessaire, le titulaire du poste se déplacera, pour un accompagnement local, le renforcement des capacités des partenaires ainsi que la vérification de la qualité des données transmises par les acteurs entre autres avec des déplacements à l’intérieur du pays.

Niveau de contact avec les enfants

MOYENNE : Interaction occasionnelle avec les enfants

LES VALEURS DU PLAN INTERNATIONAL EN PRATIQUE

Nous sommes ouverts et responsables

Nous nous efforçons d’avoir un impact durable

Nous travaillons bien ensemble

Nous sommes inclusifs et responsables

DOSSIER DE CANDIDATURE :

Les candidats intéressés par ce poste peuvent soumettre leur candidature via le lien :

Les candidats doivent envoyer leur candidature au plus tard le 31 mars 2024 à minuit.

Aucune candidature physique ne sera acceptée.

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.

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