La Tribune vous fait découvrir les coulisses du Grand Prix

Après trois jours de compétition, les heures et les heures de travail s’accumulent pour les organisateurs du Grand Prix Ski-Doo de Valcourt. Dès que le site a été vidé et remis à BRP après les courses, nous commençons déjà à travailler sur la prochaine édition !

« Dans les jours qui suivent le Grand Prix, on fait le point : ce qui a bien fonctionné, ce qui doit être amélioré, etc. Valcourt est la référence en matière d’événements de sports automobiles hivernaux. Pour de nombreux athlètes, c’est l’endroit idéal pour concourir. Nous souhaitons donc toujours faire mieux, continuer à surprendre, nous différencier. C’est pourquoi nous sommes toujours à la recherche de nouvelles idées », explique Dave Paryzo. Une façon de faire qui fonctionne, le Grand Prix Ski-Doo de Valcourt attire toujours plus de pilotes et de spectateurs !

Une petite équipe complète

Avec Guillaume Richard, directeur général, et Marie-Claude Laverdière, coordonnatrice des événements, la coordonnatrice marketing et médias est l’un des trois membres permanents de l’équipe du Grand Prix. « Nous travaillons toute l’année. Même pendant nos vacances d’été, nous restons à l’affût de ce qui se passe lors des festivals et événements que nous visitons ; nous nous inspirons ainsi des meilleures pratiques événementielles », souligne Dave qui, dès le début de la saison hivernale des courses, se déplace d’un site de compétition à l’autre, avec le camion du Grand Prix, pour faire connaître l’événement auprès des pilotes et du grand public. « Je n’ai aucun problème à prendre le micro et à promouvoir le Grand Prix ! Dans la mesure du possible, nous essayons d’être là où nous pouvons toucher les personnes intéressées par notre événement.

L’équipe permanente s’appuie sur un conseil d’administration, entièrement bénévole, qui se réunit chaque mois de septembre à juin. Pour l’édition 2025, elle était composée de Martin Simard, responsable des bars; Marie-Lou Dussault, responsable de la billetterie; Kim Bouthillette, responsable de l’accréditation; Pier-Olivier Trudel, responsable des revêtements de course; Frédéric Cotton, responsable de la sécurité ; Pierre-Olivier Cabana, directeur des courses ; Christian Roy, responsable des achats ; et Stéphane Bombardier, responsable sécurité – centre piste. Durant l’événement, quelque 350 bénévoles viennent donner un coup de main.

Un travail colossal

« Comme le site appartient à BRP et sert, entre autres, à tester de nouveaux produits, l’accès à celui-ci est très restreint en dehors des quatre semaines où il nous est prêté. Lorsque nous nous rendons sur place pour effectuer divers travaux de préparation, nous devons donc clairement préciser qui sera là, ce que nous y ferons, pendant combien de temps, etc. Cela nécessite une planification minutieuse de l’aménagement du site », explique Dave.

BRP remet donc les « clés » du site lors du Grand Prix trois semaines avant l’événement, et les récupère une semaine après les courses. “Il ne faut pas oublier que nous construisons le chantier de A à Z : il n’y a rien à notre arrivée, pas de pentes, pas de toilettes, pas de chapiteau, pas de clôtures, etc.” Six personnes travaillent à temps plein à l’aménagement des lieux. La conception des pistes de compétition représente à elle seule un défi de taille, comme vous le constaterez à la lecture de ce texte (lien vers l’entrevue avec Pierre-Olivier Trudel).

« Organiser un événement d’une telle envergure implique de nombreuses petites tâches à accomplir. De nombreux détails contribuent à rendre l’expérience agréable. Par exemple, cette année, nous avons apporté de petites améliorations pour fluidifier la billetterie. De la couleur des bracelets – pour éviter qu’ils soient les mêmes que l’année précédente – au choix des vêtements que nous proposerons en magasin – qui suivent la tendance, en bonne quantité, mais pas trop – il y a 1001 décisions qui sont prises régulièrement. Lorsque nous écoutons les gens, il ne s’agit pas simplement de copier-coller d’une édition à une autre, nous cherchons toujours à savoir ce que nous pourrions faire mieux ou différemment.

Et il y a toujours quelques surprises, comme des ceintures de championnat qui se sont perdues quelque part dans le monde… « Il a fallu trouver un plan B rapidement, car il est trop tard pour avoir de nouvelles ceintures, mais nous ne voulons pas seulement donner un petit prix. , trophée ordinaire, nous voulons quelque chose de prestigieux pour nos gagnants.

La température est également un élément auquel les organisateurs d’un événement extérieur doivent composer. « L’année dernière, il a tellement plu que le parking est devenu un champ de boue. Il a fallu dépanner les véhicules puis niveler la surface pour le lendemain. Dans les paddocks, pour assurer la circulation des motos en toute sécurité, nous avons dû acheter en urgence des feuilles de contreplaqué et aménager un chemin en bois jusqu’à la piste, et tout cela, en pleine nuit !

Aux bouleversements de Dame Nature, s’ajoutent des pannes qui peuvent survenir – en 2024, c’était sur le système de chronométrage – et compliquer la tâche des organisateurs. « Il faut réagir vite ! Nous ne voulons pas nuire au spectacle, mais nous voulons également garantir des conditions sûres et optimales aux pilotes.

Des coûts toujours plus élevés

L’inflation n’épargne pas le secteur de l’événementiel. « Que ce soit le matériel et les accessoires que nous louons, le coût d’obtention des sanctions de course, les bourses elles-mêmes, tout est plus cher. Nous regardons aussi ce qui se fait ailleurs, dans ce type d’événement, pour rester compétitif en termes de prix d’entrée. Nous devons donc jongler avec un budget limité tout en répondant à des attentes élevées.

La recherche de sponsors et de partenaires est un effort continu. « Nous démarcheons les entreprises toute l’année pour solliciter leur soutien. Nous sentons qu’eux aussi subissent les répercussions de l’inflation ; l’argent est plus difficile à obtenir.

Heureusement, l’organisation du Grand Prix ne manque pas d’ingéniosité. « Pour la publicité, nous essayons de développer un maximum de partenariats d’échanges pour réduire les coûts tout en ayant un maximum de visibilité. Nouveauté cette année, pour booster la vente de billets, nous avons mis en place un Athlete Program, une formule que l’on voit beaucoup aux Etats-Unis, mais qui est nouvelle ici. Les pilotes sont invités à se rapprocher de leurs proches et de leurs réseaux pour acheter des billets, chacun possédant son propre QR code. Lorsque les gens achètent des billets avec ce code, 10 % du prix du billet sont versés à l’athlète, ce qui réduit ses frais de participation. C’est un plus pour nos concurrents, qui deviennent par la même occasion des ambassadeurs du Grand Prix Ski-Doo Valcourt.