Comment gérer la montagne de mails au retour de vacances ?

Après la période des vacances d’été, pour la plupart des travailleurs français, il est temps d’ouvrir leur boîte mail professionnelle, souvent remplie de centaines de mails à traiter.

C’est un geste qui risque d’effacer tous les bénéfices des vacances en un seul « clic » : l’ouverture de sa boîte mail professionnelle. Pour de nombreux travailleurs, retourner au travail signifie aussi retrouver une routine quotidienne rythmée par des dizaines, voire des centaines de mails reçus par semaine.

Selon le benchmark 2023 de l’Observatoire de l’infobésité et de la collaboration numérique, nous recevons en moyenne 144 emails professionnels chaque semaine. Mais ce chiffre est à nuancer en fonction de la catégorie professionnelle : pour un salarié, par exemple, on parle de 100 emails par semaine en moyenne. Pour les managers, ce chiffre grimpe à 194 emails, et les cadres reçoivent en moyenne 331 emails chaque semaine.

Répartir la tâche sur plusieurs jours

Une quantité très importante de mails donc, accumulée sur plusieurs semaines d’absence peut donner lieu à des nombres vertigineux de mails à traiter… et représenter une véritable Source de stress, dès le retour au bureau.

« On peut parler d’une véritable surcharge cognitive », explique Émeric Lebreton, psychologue, président et fondateur du groupe Orient’action. L’expert d’Avec Vous conseille donc d’étaler cette tâche fastidieuse sur plusieurs jours, voire une semaine.

« Si vous voulez vous remettre au travail en douceur, il faut faire des choses qui vous plaisent. Mieux vaut étaler la lecture de vos mails sur quelques jours, pour vous répartir la tâche », explique la psychologue.

Fini donc les journées dédiées exclusivement au traitement des emails : il faut plutôt s’organiser en amont pour répartir la charge de travail de manière optimale, allant jusqu’à réserver des créneaux dans son agenda pour traiter les courriers en attente.

« Pour revenir en toute sérénité, il faut se fixer un créneau horaire sur une durée limitée », explique Fedoua El Ayoubi, directrice des ressources humaines de Finegan. « On peut par exemple prévoir une heure par jour pendant une semaine. »

Savoir trier et déléguer

Lorsque vous parcourez votre boîte mail, vous remarquerez peut-être que certains e-mails… ne sont plus d’actualité.

« Il faut savoir faire le tri ! rappelle Émeric Lebreton. On est submergé d’informations. Quand on occupe un poste à responsabilité, cette capacité est particulièrement importante. »

La priorisation est donc l’une des clés pour réussir à traiter efficacement tous les courriers en attente. « Il faut prioriser, traiter en priorité les urgences non traitées, pour être efficace et donner les bonnes réponses », explique Fedoua El Ayoubi.

Avec un détail essentiel : certains dossiers qui étaient urgents au moment de l’envoi du mail ne le sont peut-être plus. Surtout si nos collègues ont pris le relais pendant notre absence, rappelle la directrice des ressources humaines de Finegan : « il faut s’organiser en amont avec nos équipes, laisser à un collègue le soin de gérer les activités courantes en notre absence. »

Éliminer le problème à la racine

Dernier conseil, plus radical mais aussi très efficace : réduire tout simplement le nombre de courriels reçus. « Je demande à mes collègues de ne pas m’envoyer de courriels pendant mes absences, sauf en cas d’urgence », explique Émeric Lebreton.

Et si nos collègues ne peuvent vraiment pas se passer de nous envoyer une copie de tout leur courrier, on peut aussi s’interroger sur la santé de notre équipe…

« Trop d’e-mails sont souvent symptomatiques d’une culture d’entreprise », explique Boutayna Burkel, fondatrice de la société de données RH The Helpr.

« Souvent, mettre tout le monde en copie signifie que l’on a besoin de se protéger, de laisser les choses par écrit. On peut donc se poser la question : pourquoi nos équipes nous envoient-elles autant de mails ? Cela pourrait être un signal de dysfonctionnement », conclut l’experte RH d’Avec Vous.