Admissions et assistante de secrétariat | Ordre des géologues du Québec

Description de l’emploi
Assistante aux admissions
La personne occupant le poste offre un soutien administratif au gestionnaire des affaires professionnelles de l’OGQ incluant, sans toutefois s’y limiter, les activités suivantes :

• Responsable de la communication quotidienne avec les membres par courriel et téléphone, des demandes d’admission à l’Ordre, de la délivrance des autorisations de stage et des exemptions, coordonne le paiement des cotisations annuelles, prépare la facturation aux membres, surveille le paiement de la réception, etc.)
• Préparation des dossiers d’admission, d’équivalences de stage et de demandes de stage ;
• Assurer la gestion et la mise à jour documentaire des fichiers dans la base de données CONSTELLIO, et Ensemble360 ;
• Assister le gestionnaire des affaires professionnelles et l’adjoint au secrétaire dans la préparation des réunions du comité des examinateurs;
• Assister aux réunions du comité des examinateurs. Envoyer des lettres de résultats aux membres ;
• Rédiger les procès-verbaux des réunions du comité des examinateurs ;
• Effectuer le suivi des réunions du comité des examinateurs ;
• Lancer la campagne annuelle de renouvellement des abonnements sous la supervision du PDG.
• Produire des rapports sur l’état des membres à la fin de l’année financière et à la demande du PDG.
• Occasionnellement, participer à la préparation et à la coordination de séances de formation ou d’autres événements destinés aux candidats à la profession, aux stagiaires et aux membres;
• Toutes autres tâches en soutien au secrétariat.

Assistante de l’inspecteur

• Collaborer avec l’inspecteur à la réalisation du programme annuel d’inspection professionnelle
• Collaborer avec l’inspecteur à la préparation des visites d’inspection
• Assurer le secrétariat du comité d’inspection professionnelle
• Être responsable de diverses réserves relatives aux inspections
• Organiser les réunions du comité d’inspection et assurer le suivi ​​​​​​​

Nous recherchons une personne dynamique, minutieuse, polyvalente, autonome, capable de gérer les priorités et possédant un esprit d’initiative.

• Diplôme d’études secondaires (exigence minimale);
• Diplôme d’études collégiales ou inscription à un programme universitaire en géologie (un atout);
• 3 à 5 ans d’expérience de travail;
• Excellente maîtrise du français, tant à l’oral qu’à l’écrit ;
• Très bonne maîtrise de l’anglais oral et écrit ;
• Maîtrise des applications dans l’environnement Office 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint)

Conditions de travail et avantages sociaux 

• 32 heures par semaine, du lundi au jeudi, de 8h à 17h ;
• Taux horaire variable selon expérience;
• Télétravail possible avec un maximum de 2 jours/semaine, après la période probatoire ;
• 4 semaines de vacances annuelles ; 2 en hiver et 2 en été.
• Bureaux modernes et ensoleillés, au coeur du Centre-Ville (Métro McGill);
• Ordre professionnel en croissance, opportunités d’avancement au sein de l’Organisation.

Merci d’adresser votre candidature en envoyant une lettre de motivation et un curriculum vitae à l’attention du directeur général, Gilles Kamta via le formulaire.

• La sélection des candidats se fera sur base de l’analyse de leur dossier.
• Seules les personnes sélectionnées seront contactées.
• La date de démarrage est prévue pour octobre 2024, le plus tôt possible.