La gestion de la paie, et plus largement des ressources humaines, est une fonction essentielle au sein des organisations. Il est important pour les managers, s’ils entendent retenir leurs salariés, de le sécuriser. « Il n’est pourtant pas rare dans l’entreprise que le calcul des salaires et l’établissement des attestations de rémunération dépendent d’une seule personne », commente Tom Brahy, directeur BPO & RH Services chez SD. Worx. « Si ce dernier, pour une raison ou une autre, n’est plus en mesure d’assurer un suivi, la situation peut vite s’avérer délicate. Si cela se produit en cours d’année, il est difficile d’externaliser la prestation, car l’attestation de rémunération s’étale sur une année complète.
Externaliser pour sécuriser
C’est notamment pour sécuriser ces fonctions que SD Worx propose aux organisations la possibilité d’externaliser la gestion de la paie à ses équipes. L’entreprise peut alors se concentrer sur d’autres éléments afin de renforcer la satisfaction des collaborateurs.
« Nous assurons à nos clients que le calcul de la rémunération et l’établissement des fiches de paie seront effectués à temps chaque mois, à partir des informations notamment issues du système d’information RH du client avec lequel nous pouvons nous interfacer. notre moteur de paie », poursuit l’expert. « Le client qui décide d’externaliser sa ‘paie’ peut s’appuyer sur une équipe d’experts fiscaux et juridiques, adaptant les procédures en fonction des évolutions réglementaires. Ils peuvent également bénéficier de conseils de qualité liés à la gestion de la paie, en vue par exemple d’améliorer le package salarial de leurs équipes.
Faire face à l’inattendu
Mais comment assurer la continuité de la « paie » en cas d’absence du responsable interne de l’entreprise ? Les chances qu’une entreprise qui gère les salaires en interne soit confrontée à ce type de situation sont plus grandes qu’on ne l’imagine. La personne responsable de la gestion de la paie peut être absente pour des raisons de santé ou décider de réorienter sa carrière professionnelle. Dans le cas d’une entreprise soumise à un plan social par exemple, celui-ci n’est pas facilement remplaçable.
« Pour aider nos clients à faire face à ce type de situation, nous pouvons mettre à leur disposition des consultants. Leur mission sera de s’assurer que les opérations liées à la paie seront bien exécutées, au moins jusqu’à la fin de l’année », ajoute Tom Brahy. « L’idée, lorsque nous intervenons de cette manière, est de préparer l’externalisation de la fonction paie, selon les souhaits du client, pour l’exercice suivant. »
Plus qu’un consultant, une expertise plus large
L’équipe SD Worx, forte d’une quinzaine d’experts actifs au Luxembourg prêts à intervenir, permet de déployer une solution rapidement. L’organisation ne bénéficie pas uniquement des compétences d’un consultant. Cette dernière, en intervenant dans l’entreprise, est en mesure de mobiliser les compétences techniques présentes à travers l’ensemble du groupe spécialisé dans les services RH en Europe. « L’approche ne consiste pas simplement à placer des consultants. Nos collaborateurs interviennent auprès de chaque client en tant qu’ambassadeurs SD Worx, apportant avec eux toutes nos compétences RH, juridiques et fiscales, ainsi que notre expertise et nos outils informatiques. Plus que simplement fournir un service, nous conseillons nos clients sur l’amélioration d’une gestion durable de la paie. Pour chaque client, l’accompagnement sera personnalisé », poursuit Tom Brahy.
Externaliser pour renforcer la fonction
SD Worx peut ainsi renforcer la fonction « paie » au sein de l’entreprise et sensibiliser les managers à son caractère essentiel. « Le plus souvent, nos clients verront l’intérêt d’externaliser la fonction à nos équipes, en mode ‘managed services’ », poursuit le manager. « Cette démarche permet à l’entreprise de ne plus confier la gestion des salaires à une seule personne. Elle a la garantie de pouvoir continuer à rémunérer ses équipes, de manière conforme, sur le long terme. »
